Урок 1

  1. Организация хранения наличных денежных средств и денежных документов

Операции предприятий между собой, с предпринимателями, физическими лицами, которые связаны с принятием и выдачей наличных средств при проведении расчетов через кассу предприятия с отражением этих операций в соответствующих книгах уче­та, носят название кассовых операций.

Расчеты предприятий с помощью наличных денежных средств (кассовые операции) осуществляются по определенным правилам, установленным действующим законода­тельством в области организации наличного обращения. Основной документ, который регулирует порядок ведения кассовых операций, - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні №637 Национального банка Украины (НБУ).

Порядок организации наличных расчетов предприятий включает в себя, в частно­сти, организацию хранения наличных средств в кассе предприятия, порядок установ­ления лимита кассы, порядок оформления кассовых документов, в том числе выдачу наличных под отчет, ведения кассовой книги.

Расчеты наличными средствами предприятия между собой и с гражданами могут осуществлять как за счет средств, полученных из касс банков, так и за счет вы­ручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг) и других кассовых по­ступлений.

Если расчеты производятся путем внесения наличных в учреждения банков для даль­нейшего перечисления их на счета предприятий (предпринимателей) или физических лиц, то такие расчеты являются для покупателей (плательщиков средств) наличными, а для предприятий-продавцов (получателей средств) — безналичными.

Прием, хранение и расходование наличных денежных средств на предприятии осу­ществляется только через кассу.

Кассой называется помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов.

2. Ограничение по наличным расчетам

Пунктом 2.3 Положения № 637 установлено определенное ограничение в части осуществления наличных расчетов предприятия с другими предприятиями и предпринимателями в течение дня. Постановление НБУ №210 устанавливает предельную сумму расчетов наличными: 1) предприятий (предпринимателей) между собой в течение одного дня в размере 10000 (десяти тысяч) гривен; 2) физического лица с предприятием (предпринимателем) в течение одного дня за товары (работы, услуги) в размере 150000 (ста пятидесяти тысяч) гривен; 3) физических лиц между собой по договорам купли-продажи, которые подлежат нотариальному удостоверению, в размере 150000 (ста пятидесяти тысяч) гривен.

Указанные ограничения касаются также расчетов наличностью между предприятия­ми в оплату за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет средств, полученных по корпоративным специальным платежным средствам,

В случае осуществления предприятиями наличных расчетов с другими предприятия­ми (предпринимателями) сверх установленной предельной суммы средства в размере превышения установленной суммы расчетно прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня плательщика наличности одноразово в день осу­ществления этой операции, с дальнейшим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы.

Платежи свыше 10 тыс. грн. должны производиться исключительно в безналич­ной форме. Количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществля­ются расчеты, в течение дня не ограничивается. То есть предприятию нельзя вы­платить из кассы в течение дня одному и тому же субъекту предпринимательской деятельности сумму наличными более установленной. Пусть даже эта сумма вы­давалась в несколько приемов. В то же время такой запрет вовсе не означает, что установленная НБУ сумма — это вся сумма, которую кассир имеет право выдать наличными в течение дня. Запрет касается только расчетов с одним СПД. Таким образом, в течение дня предприятие имеет право осуществлять наличные расчеты с несколькими предприятиями (предпринимателями), соблюдая с каждым из них установленное ограничение.

За нарушение в ограничении расчетов предприятию грозит штраф в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день согласно ст. 1 Указа № 436. При этом сумма, которая превысит установленное ограничение, расчетно прибавляется к фактическим остаткам наличности в кассе предприятия-покупателя на конец дня одноразово в день осуществления операции, и полученный результат сравнивается с установленным лимитом кассы.

Ответственность за нарушение установленного ограничения расчетов наличными касается только предприятия, которое выдает из кассы денежные средства. При по­лучении денежных средств ответственность за превышение установленного НБУ ограничения не применяется.

3. Лимит остатка наличных в кассе и сроки сдачи наличности

Лимит остатка наличных в кассе (далее — лимит кассы) — это предельный размер суммы наличных, которые могут оставаться в кассе во внерабочее время.

Лимит кассы не устанавливают:

—   банкам (п. 2.7 Положения № 637);

—   физическим лицам — предпринимателям (п. 2.7 Положения № 637);

— религиозным организациям (религиозным общинам, управлениям и центрам, монастырям, религиозным братствам, миссионерским обществам (миссиям), духовным учебным заведениям), которые не осуществляют производственную или другую пред­принимательскую деятельность (п. 5.7 Положения № 637).

Все другие предприятия во внерабочее время могут хранить в своих кассах наличные в размере, не превышающем установленный лимит. Сумму сверх лимита необхо­димо обязательно сдавать в банк для ее зачисления на банковские счета (по выбору предприятия). Предприятия не должны накапливать наличные в своих кассах сверх суммы установленного лимита для осуществления необходимых расходов до насту­пления сроков их выплат. Если в отдельные дни нет превышения лимита кассы, то в эти дни наличные в банк можно не сдавать.

Предприятие самостоятельно устанавливает себе лимит кассы. С учетом норм гла­вы 5 Положения № 637 порядок действий по его установлению сводится к сле­дующему.

Этап 1. Выбор способа расчета лимита кассы из двух, предложенных Положени­ем №637:

первый способ — на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу;          

второй способ — на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы.

Порядок расчета лимита кассы

Если в результате расчета лимита кассы среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов (строка 2 или 4 Расчета), равен нулю или не превы­шает 10 ннмдг (170 грн.), то согласно абзацу пятому п. 5.4 Положения № 637 предприятие вправе установить себе лимит кассы в размере, который превышает ис­численный среднедневной показатель, но не более 170 грн. Таким образом, любое предприятие может установить себе лимит кассы на уровне 170 грн.

Способ для расчета лимита руководитель предприятия (уполномоченное им лицо) выбирает самостоятельно (п. 5.3 Положения №637). При этом следует пом­нить, что при определении лимита учитывают режим и специфику работы предприя­тия, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности предприятия с банком на инкассацию и т.д. Например, второй способ (по выдаче наличных), как правило, применяют при расчете лимита кассы предприятий, имеющих нулевое поступления в кассу наличных, но которые при этом осуществляют операции по их выдаче. Именно такой порядок расчета лимита предложил использовать НБУ предприятиям оптовой торговли, при­меняющим безналичную форму расчетов за товары (п. 5 письма НБУ от 01.03.2005 г. №. 11-111/680-1907).

Этап 2. Составление ответственным лицом (например, главным бухгалтером) Рас­чета. Форма Расчета установления лимита остатка наличности в кассе приведена в приложении 2 к Положению № 637.

На этом этапе рассчитывают лимит кассы одним из способов, выбранных руково­дителем предприятия (уполномоченным им лицом). Результат отражают в Расчете.

Для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляют отдель­ный Расчет.

Этап 3. Подпись Расчета главным (старшим) бухгалтером и руководителем пред­приятия (уполномоченным им лицом).

Этап 4. Издание приказа (распоряжения) об установлении лимита кассы пред­приятия.

Если предприятием лимит кассы не установлен (независимо от причин такого не­установления), то лимит такой кассы считается нулевым. В этом случае все налич­ные, которые находятся в его кассе на конец рабочего дня и не сданы предприятием согласно требованиям Положения №637, считаются сверхлимитными (п.5.9 Положения 637).

Но иногда наличность все же можно хранить в кассе предприятия в сумме, превы­шающей установленный лимит. В некоторых случаях наличность, оставшаяся в кассе с прошлого дня, не будет считаться сверхлимитной.

Так, в виде исключения разрешено хранить в кассе предприятия в сумме, превы­шающей установленный лимит (т 2.10 Положения №637):

1) в течение 3 рабочих дней (включая день получения в банке) наличные, полу­ченные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсии, стипендий, дивидендов (дохода), а для проведения таких выплат работникам от­даленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов — в течение 5 рабочих дней (включая день получения наличных в банке);

2) в течение 3 рабочих дней наличную, выручку (в сумме, указанной в переданных в кассу платежных (расчетно-платежных) ведомостях) для осуществления за счет та­кой выручки выплат, относящихся к фонду оплатил труда.

Не считаются сверхлимитными наличные в день их поступления, если они (п. 5.10 Положения № 637):                  

—   были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслужи­вающие банки не позднее следующего рабочего дня банка;

—   на следующий день были выданы для использования предприятием в соответ­ствии с законодательством на нужды, связанные с его деятельностью (без предвари­тельной сдачи наличных в банк и одновременного получения из кассы банка на ука­занные нужды). Например, такие средства можно выдать работнику под отчет. Это вполне законный способ уберечься от превышения лимита кассы в ситуации, когда лимит превышен, а возможности сдать наличные в банк нет. На следующей день ра­ботник на вполне законных основаниях может вернуть выданные ему накануне под отчет наличные, даже их не израсходовав;

—   поступили в кассу предприятия в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки на сле­дующий рабочий день банка и предприятия или на следующий рабочий день были вы­даны для использования предприятием в соответствии с законодательством на нужды, связанные с его деятельностью (без предварительной сдачи их в банк и одновремен­ного получения из кассы банка на указанные нужды).

Как видим, не будут сверхлимитными (в день поступления) наличные, которые были использованы или сданы в банк не позднее следующего дня (а если такие сред­ства поступили в выходные, то следующего за выходным рабочего дня).

Если выручку сдают через службу инкассации, то средства, которые были сданы в банк через инкассаторов после операционного времени работы банка, не считаются сверхлимитными в этот день. Подтверждением сдачи наличных инкассаторам является оформленная надлежащим образом копия сопроводительной ведомости к сумке с на­личностью.

Превышение лимита кас­сы может послужить основанием для применения к предприятию финансовых санкций согласно абзацу второму ст. 1 Указа №436. Размер штрафа — двукратный размер сумм выявленных сверхлимитных наличных за каждый день. Самыми рас­пространенными причинами превышения лимита являются:

—   нарушение сроков сдачи выручки в банк;

—   нарушение сроков выплаты зарплаты;

— отсутствие подписи получателя денег на расходных кассовых документах — сумма, указанная в документах, прибавляется к остатку наличных только в день оформ­ления документа (п. 7.24 Положения № 637).

Кроме того, штраф за превышение лимита кассы могут наложить, если предприятие превысило 10-тысячное ограничение суммы платежа наличными одного предприятия другому в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. При этом средства сверх 10000 грн. расчетно прибавляют к фактическим остаткам налич­ных в кассе в день осуществления такой оплаты и сравнивают с утвержденным лими­том кассы (п. 2.3 Положения №637). За превышение лимита — тот же штраф в двукратном размере сумм выявленных сверхлимитных наличных (абзац второй ст. 1 Указа № 436). Обратите внимание, что в данной ситуации превышение 10-тысячного ограничения не влечет автоматически начисление штрафа. Возможность его наложения выявляют только после сравнения фактических остатков, с учетом сум­мы превышения, с установленным размером лимита. Поэтому чем выше лимит кассы, тем вероятность штрафа меньше.

Следующий урок >>

Урок 2

1. Поступление денежных средств в кассу

Наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, должны своевре­менно в день получения наличных денежных средств и в полной сумме приходовать­ся — учитываться в кассе предприятия (п. 2.7 Положения № 637).

Согласно п. 1.2 Положения № 637 оприходованием наличных является про­ведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учетам доходов и расхо­дов, книге учета расчетных операций. Иными словами, Положение № 637 разграничивает понятие оприходования наличных в зависимости от способа проведения расчетов — напрямую через кассу, с применением регистраторов расчетных операций (РРО), с использованием расчетных квитанций (РК).                                  

Оформив поступление наличной выручки приходным кассовым ордером, нужно так­же сделать приходную запись в кассовой книге. Запись в кассовой книге не обязательно делать сразу же после выписки приходного ордера. Вполне допустимо сделать запись в кассовой книге в течение рабочего дня кассира, но обязательно в день поступления денежных средств.

Порядок оприходования наличных

 При заполнении кассового ордера очень важно, чтобы в нем были заполнены все реквизиты.

В приходных ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (получение наличных из банка по чеку и оприходование их в кас­се и т. п.), реквизит «Получено от» не заполняется.

В приходном ордере обязательно указывается основание для его составления и в реквизите «Додаток» перечисляются приложенные к нему докумен­ты, на которых ставится штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (чис­ло, месяц, год).

Документы, которые служат основанием для оформления приходных кассовых ордеров

Приходные кассовые ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или ли­цом, уполномоченным на это руководителем предприятия.

Исправления в приходных документах не разрешаются.

Приходный кассовый ордер должен заполняться в одном экземпляре. Лицу, сдающе­му денежные средства в кассу, выдается заверенная оттиском печати этого предприятия квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководите­лем, и кассир. Приходный кассовый ордер, по которому получены наличные, остает­ся в кассе, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3 или № КО-За).

2. Выдача наличных

Выдача наличных из кассы осуществляется на основании расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2) или соответствующим образом оформленных пла­тежных ведомостей, подписанных руководителем и главным бухгалтером предприятия или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем.

К расходным ордерам могут прилагаться документы (заявления на выдачу налич­ных, счета, платежные ведомости и т.п.).

Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его под­пись на расходных кассовых ордерах необязательна.

Выдача наличных отдельным физическим лицам (как работникам, так и неработникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости осу­ществляется только при предъявлении ими паспорта или заменяющего его документа. При этом в расходном ордере обязательно должны быть указаны название документа, номер, кем и когда он выдан.

Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ве­домости о получении наличных с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами тем­ного цвета. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или заменяющие их документы и расписываются в соответствующей графе документа.

Для выведения остатка наличных в кассе не принимаются расходные кассовые ор­дера или расходные ведомости, в которых выдача наличных из кассы не подтверж­дена подписью получателя.

Лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, наличные выдаются по рас­ходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной расходной ведомости.

В расходных ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприяти­ем кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, сдача наличных в банк), реквизит «Получил» не заполняется.

Выдачу наличных кассир осуществляет только лицу, указанному в расходном документе. Исключение составляют случаи, когда наличные выдаются по доверен­ности.

Если наличные выдаются по доверенности, в тексте расходного ордера после фа­милии, имени и отчества получателя наличных бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличные. В случае выдачи наличных по расходной ведомости перед подписью в получении денег кассир делает в ней за­пись «По доверенности».

Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или расходной ведомости.

Расходные документы сразу же после выдачи по ним наличных подписывает кассир, а на приложенных к ним документах ставит штамп или запись «Оплачено» с указа­нием даты (число, месяц, год).

В расходном ордере обязательно указываются документы, которые являются осно­ванием для его составления, а в реквизите «Додаток» перечисляются при­ложенные к нему документы.

Документы, которые служат основанием для оформления расходных кассовых ордеров

Выдача наличных по расходному кассовому ордеру может производиться только в день составления документа. Исправления в расходных документах не допуска­ются.

3. Ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы, оформленные надлежащим образом, подлежат регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Типовые формы Журнала регистрации приходных и расходных кассовых доку­ментов — формы № КО-3 и № КО-За приведены в приложении 4 к Положению № 637.

Журнал формы № КО-3 применяют отдельно для регистрации приходных и рас­ходных кассовых документов. Как правило, для регистрации приходных и расходных кассовых документов на предприятиях применяют Журнал формы № КО-За, так как на основании выполненных в нем записей есть возможность проконтролировать целе­вое назначение полученных и израсходованных наличных средств, а также проверить полноту произведенных кассиром записей.

В Журнале формы № КО-За указывают:

—   дату и номер приходных и расходных кассовых документов;

—   суммы, на которые выписаны приходные и расходные кассовые документы;

—   в графе «Примечание» краткое описание хозяйственной операции (получение выручки, внесение неизрасходованных подотчетных сумм, выплата заработной платы, материальной помощи, выдача под отчет на хозяйственные нужды и т. п.).

Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров, зарегистрированных в Жур­нале формы № КО-За, производится нарастающим итогом с начала года.

Регистрацию приходных и расходных кассовых документов можно осуществлять при помощи компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатку необходимых кассовых документов. При этом в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и рас­печатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных учета движения средств по целевому назначению.

4. Оформление кассовой книги

Все поступления и выдачи наличных в национальной валюте предприятия учиты­вают в кассовой книге, типовая форма № КО-4. Форма кассовой книги приведена в приложении 5 к Положению № 637.

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обо­собленных подразделений).

Прежде чем приступить к заполнению кассовой книги, кассир должен оформить ее титульную страницу (указывает наименование предприятия, идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украи­ны) и пронумеровать листы книги. После этого кассовую книгу прошнуровывают, количество листов заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Кроме того, на обороте последней страницы кассовой книги делается над­пись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано... листов». Прошнурован­ные листы скрепляются печатью предприятия — юридического лица.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. В случае необходимости корректировка записей производится так: неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильные значения. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки долж­но быть оговорено надписью: «Исправлено» — и подтверждено подписями кассира, а так­же главного бухгалтера или замещающего его лица, с указанием даты исправления.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгал­тера (или на лицо, уполномоченное руководителем предприятия).

При заполнении кассовой книги следует руководствоваться следующими требова­ниями Положения № 637:

—   Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах (через ко­пировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа — «Вкладные ли­сты кассовой книги», — остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры являются отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», — представляют собой документ, по которому кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера.

—   Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или вы­дачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее по­ступления или выдачи.

—   При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день могут не осуществляться.

—   Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Сначала лист сгибают по линии от­реза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лице­вую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальному линованию оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета кассира до конца рабочего дня не отрывается.

—   Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Остаток на начало дня») должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Остаток на конец дня» за предыдущий день).

—    Наличные денежные средства, выданные по платежным (расчетно-платежным ведомостям) на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по­сле окончания сроков этих выплат, а именно по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма по платежным (расчетно-платежным) ве­домостям, не списанная в расход кассы.

—   Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, то заполняется следующий лист кассовой книги.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир выполняет следующие операции:

—  подводит итог операций по оприходованию и выдаче наличности за прошедший день;

—  определяет остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на на­чало следующего дня);

—  передает в бухгалтерию отчет кассира — отрывной лист (или несколько отрывных листов) кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами, на основа­нии которых в течение дня приходовали и выдавали денежные средства. В подтвержде­ние факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов (их количество в кассовой книге указывается прописью) бухгалтер ставит свою подпись.

Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обе­спечивать визуальное отображение и распечатывание каждой из двух частей листа кас­совой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму кассовой книги в бумажном виде.

Особенности ведения кассовой книги в электронной форме раскрыты в п. 4.4 По­ложения № 637.

Так, согласно указанному пункту записи в кассовой книге осуществляются путем введения данных из первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге долж­ны производиться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, которые предусмотрены фор­мой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически нарастающим итогом с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца долж­но автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

С целью обеспечения сохранности и удобства использования «Вкладной лист кас­совой книги» на протяжении года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество ли­стов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприя­тия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью предприятия — юридического лица.

По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение сроков, установленных законодательством. На­помним, что срок хранения кассовых книг, так же как и прочих кассовых документов, составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства).

Порядок ведения кассовой книги обособленными подразделениями предприятия ре­гламентирован абзацами третьими четвертым п. 4.2 Положения № 637.

Обособленные подразделения предприятий, которые проводят операции по приему наличности за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее при­ходным кассовым ордером, а также по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформ­лением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распро­странители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Следующий урок >>

Урок 3

Наличные средства выдают под отчет для осуществления расходов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами предприятия, на закупку сельско­хозяйственной продукции, а также на командировки.

Подотчетным считается лицо — обязательно работник предприятия, которому выданы наличные денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции или на расходы по служебным коман­дировкам.

1. Выдача наличных под отчет на хознужды

Выдача наличных под отчет мо­жет производиться из средств, находящихся в кассе предприятия или поступивших в кассу в виде выручки, за счет полученных кассиром по чеку денежных средств с те­кущего счета предприятия в банке и т.п.

Выдача наличных под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

Подотчетное лицо обязано отчитаться по выданным ему суммам. Отчет проходит в следующем порядке:

—    составляется Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), по форме, утвержденной приказом № 996;

—    кассир оформляет приходный ордер (при возврате неиспользованных денежных средств подотчетным лицом) или расходный ордер (при перерасходовании денежных средств подотчетным лицом).

Порядок заполнения Отчета следующий.

Основные реквизиты Отчета на лицевой и оборотной стороне заполняет подот­четное лицо (дата составления, назначение аванса, размер полученных и израсходо­ванных сумм наличности, перечень подтверждающих документов). Остальные графы Отчета, такие как:

—   «Отчет проверен»;

—   «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру»;

—    бухгалтерские проводки;

—    расчет суммы удержанного налога на доходы физических лиц за не­своевременно возвращенные неизрасходованные средства на командировку или под от­чет (заполняется в случае нарушения командированным (подотчетным) лицом сроков предоставления Отчета и возврата подотчетных сумм) — заполняет лицо, предоста­вившее денежные средства в подотчет (бухгалтер), а графы — «Целесообразность произведенных расходов подтверждаю», «Отчет утвержден» подписывает руководи­тель предприятия.

Отрывную часть Отчета — Расписку — заполняет и подписывает работник пред­приятия, которому подотчетное лицо сдает Отчет. Эта Расписка выдается команди­рованному (подотчетному) лицу в подтверждение факта предоставления таким лицом Отчета. По сути Расписка, как и квитанция приходного кассового ордера, является для подотчетного лица документом, подтверждающим исполнение определенных обя­зательств (своевременность предоставления Отчета и возврата остатка подотчетных сумм).

Если работодатель работника авансом не обеспечивает и при этом приобретение товаров (работ, услуг) выходит за рамки его трудовых обязанностей, то в таком слу­чае взаимоотношения между ними регулирует лишь Гражданский кодекс Украины (ГКУ). При этом возможны два варианта приобретения работником товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия:

—    по поручению предприятия с предварительным заключением договора поруче­ния (в письменной или устной форме) с последующим возмещением работнику рас­ходов, связанных с выполнением поручения. Такие отношения регулирует глава 68 ГКУ;

—    без поручения — договорных отношений нет, а правоотношения регламентирует глава 79 ГКУ.

По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. При этом согласно ст. 1007 ГКУ доверитель (работодатель) обязан возместить поверенному (работнику) расходы, связанные с выполнением поручения. Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с исполнением договора поручения.

Заметим, что этот договор может быть заключен как в письменной форме, так и в устной. Так, согласно п. 1 ст. 208 ГКУ предусматривается заключение догово­ра между физическим и юридическим лицом в письменной форме. В то же время со­гласно п. 1 ст. 218 ГКУ несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительности, что делает вполне допустимым заключение договора поручения в устной форме без угрозы его призна­ния недействительным.

После выполнения договора работник должен предоставить работодателю отчет о выполнении поручения (ст. 1006 ГКУ).

Обратите внимание: согласно ст. 1002 ГКУ поверенный имеет право на опла­ту своих услуг, если иное не определено договором. И если размер такой платы не установлен в договоре, то ее определяют по обычным ценам. Чтобы избежать не­обходимости начисления и выплаты такой платы в договоре, необходимо предусмо­треть условие о безоплатности выполнения поверенным действий, предусмотрен­ных договором.

В ситуации, когда работник не имеет возможности заранее сообщить работодате­лю о необходимости приобретения товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия, можно говорить, что данный работник действует без предварительного поручения. Такие взаимоотношения между работником и предприятием регламенти­руются главой 79 (ст. 1158 — 1160) ГКУ.

В таком случае согласно ч. 1 ст. 1160 ГКУ работник имеет право требовать от работодателя возмещения фактически понесенных расходов в интересах работо­дателя без получения предварительного согласия последнего (при условии предо­ставления отчета об их осуществлении). При этом согласно ч. 2 ст. 1158 ГКУ лицо, действовавшее в имущественных интересах другого лица без его поручения, должно при первой возможности уведомить его о своих действиях. Уведомление может происходить путем подачи отчета с приложенными к нему оригиналами до­кументов, подтверждающих размер понесенных расходов. При этом, если руково­дитель принял такой отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, то у работника есть все основания требовать от предприятия воз­мещения расходов.

После приобретения работником за собственные наличные средства товаров (осу­ществления других оплат) для нужд работодателя, использования собственных средств в командировке, работник должен отчитаться за потраченные средства. Это требование содержит и п. 1 ст. 1006 главы 68 ГКУ (для договора поручения), и ст. 1159 главы 79 ГКУ. В ситуации, когда работник для нужд предприятия тратит свои средства, Минфин предлагает отчитываться и отражать задолженность в общем по­рядке, предусмотренном для подотчетных лиц, которых обеспечивают авансами.

2. Выдача наличных под отчет на командировки

Предприятие, направляя работ­ника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в преде­лах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.

Работник в командировку направляется на основании приказа (распоряжения) ру­ководителя предприятия.

Для того чтобы произвести выдачу денежных средств из кассы предприятия, бух­галтеру необходимо рассчитать сумму аванса исходя из норм суточных расходов, стои­мости проезда и найма жилья.

Порядок расчета аванса, необходимого для выдачи работнику, зависит от того, куда он командируется: по территории Украины или за границу. Как правило, аванс выда­ется в целых гривнях без копеек. Рассчитывается аванс с учетом суточных расходов, стоимости проезда в пункт назначения и обратно, расходов на проживание. Если же работник в командировке должен произвести расходы на хознужды, то с учетом та­ких предполагаемых расходов.

Согласно п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины (НКУ) размер суточных в общем случае устанавливается в расчете на сутки в таких размерах:

—   в пределах территории Украины — не более 0,2 размера минимальной заработной платы (МЗП), установленной на 1 января отчетного налогового года, в расчете на сутки;

—   для командировок за границу — не более 0,75 размера МЗП, установленной на 1 января отчетного налогового года.

Выдача аванса на командировку обязательна.

По возвращении из командировки командированный работник обязан отчитаться в течение сроков, установленных п. 170.9 НКУ, предоставив Отчет, и сдать не­израсходованную наличность.

Вместе с Отчетом подотчетное лицо предоставляет документы о найме жилого помещения и проезде, другие документы, подтверждающие команди­ровочные расходы.

При наличии остатка неизрасходованных денежных средств, выданных в подотчет, их сумма возвращается работником в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их предоставило, до или в момент предоставления указанного Отчета.

3. Сроки подачи Отчета и возврата средств подотчетным лицом

Сроки возврата наличных, полученных подотчетными лицами, и предоставления отчета установлены Положением № 637 и п.п. 170.9.2 НКУ.

Согласно п. 2.11 Положения № 637:

—   выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продук­ции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие произ­водственные (хозяйственные) нужды на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет;

—   если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки;

—   выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии подачи им отчетности в установленном порядке за ранее полученные под от­чет суммы;

—   отчетность за полученные под отчет наличные средства осуществляется в соот­ветствии с законодательством Украины.

А согласно п.п. 170.9.2 НКУ Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, представляется до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором работник:

а)  завершает такую командировку;

б)  завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается платель­щиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления указанного отчета.

Как видим, сроки возврата подотчетных средств и сроки представления Отчета раз­нятся.

Сроки подачи Отчета и возврата средств подотчетным лицом

Если средства будут возвращены подотчетным лицом позже следующего дня по­сле их выдачи (т. е. с нарушением требований п. 2.11 Положения № 637), но в пределах 5-дневного срока, установленного НКУ, предприятию грозит 25 % штраф от невозвращенных сумм, а его должностные лица могут быть привлечены к админответственности. Исключение составляет случай выдачи средств на командировку. Предельные сроки выдачи средств на эти цели Положением № 637 не установлены, они определяются в соответствии с действующим законодательством. Это значит, что при выдаче аванса на командировку подотчетное лицо должно подать Отчет и вернуть оста­ток неиспользованных подотчетных сумм до окончания 5 банковских дней после возвращения из командировки, как этого требует п.п. 170.9.2 НКУ.

Аналогично и с выдачей средств под отчет на закупку сельхозпродукции и вто­ричного сырья, кроме металлолома. Если работник совершил закупку, например, на 3-й день после получения средств, то в течение следующих пяти банковских дней он должен подать Отчет и вернуть в кассу остаток неиспользованных средств (при его наличии), как этого требует п.п. 170.9.2 НКУ. Ждать окончания 10 дней, разрешенных Положением № 637 для осуществления таких расходов, нельзя. В противном случае и работник будет привлечен к ответственности за нарушение сро­ков возврата подотчетных сумм, и предприятие и его должностные лица могут быть привлечены к ответственности за нарушение правил наличного обращения.

Также нужно остановиться еще на одном важном моменте: указанные выше штраф­ные санкции применяются только в случае несвоевременного возврата неиспользо­ванных подотчетных сумм. Если работник выполнил поручение для нужд предприя­тия без предварительного обеспечения его авансом (т. е. за свои деньги) и не подал вовремя Отчет, то не будет ни 25 %-го штрафа по Указу № 436, ни удержания НДФЛ с работника по НКУ. Данные санкции не будут налагаться и в случае, если работник, получив средства под отчет, не выполнил поручение и в полной сумме вернул деньги в кассу не позже следующего дня без подачи Отчета. Отчет в таком случае, на наш взгляд, подавать нет необходимости. Другое дело, если работник по­тратил полностью или частично выданные ему под отчет деньги и не подал вовремя Отчет. В таком случае не подтвержденная в установленный срок сумма будет счи­таться излишне израсходованной.

В любом случае пропускать сроки предоставления Отчета не рекомендуется, так как они четко установлены законодательством. Соблюдение сроков предоставления Отчета является одним из участков проверки кассовой дисциплины контролирую­щими органами, и, как сказано в п. 7.39 Положения № 637, нарушение этих сроков разрешается только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим обстоятельствам, которые имеют документальное подтверж­дение.

В ситуации, когда подотчетные средства не возвращены в установленный срок, крайне важной для целей обложения НДФЛ является дата признания дохода у фи­зического лица. Возможны, как минимум, три варианта:

—  «Фискальный». Вся сумма средств, выданных под отчет, считается суммой не­израсходованных денежных средств и признается доходом работника на следующий день после предельного срока предоставления Отчета и возврата неизрасходованных средств по НКУ. НДФЛ рассчитывается со всей суммы, выданной под отчет и не возвращенной в установленный срок.

—  «Взвешенный». Поскольку сумма НДФЛ, начисленная на сумму неизрасходо­ванных денежных средств, удерживается за счет любого налогооблагаемого дохода плательщика налога за соответствующий месяц, то считаем, что датой начисления дохода работнику является последний день месяца, в котором средства выдавались под отчет, — день начисления зарплаты (дохода, из которого будет удержан налог). При этом если Отчет подан работником до конца месяца, то НДФЛ:

—  рассчитывается с суммы остатка невозвращенных средств;

—  не удерживается, если работник отчитывается в полном объеме, хоть и с наруше­нием сроков.

При этом если на последний день месяца работник не предоставит Отчет, то НДФЛ рассчитывается со всей суммы, выданной под отчет и не возвращенной в установлен­ный срок.

Следующий урок >>

Урок 4

Порядок ввода документов:

Операция 1

1.1. Перечисление денежных средств из банка в кассу предприятия

Панель функций → закладка «Касса» → Приходный кассовый ордер→ кнопка «Добавить» → Получение наличных денежных средств в банке→ Заполняем документ (см. рис.)

Заполняем закладу «Печать» следующие ячейки:

«Принято от» → С текущего счета;

«Основание» → Для выдачи в подотчет.

Смотрим проводки по документу:

 Операция 2

2.1. Выдача денежных средств подотчетнику

Панель функций → закладка «Касса» → Расходный кассовый ордер→ кнопка «Добавить» → Выдача денежных средств подотчетнику→ Заполняем документ (см. рис.)

Операция 3

3.1. Выдача денежных средств подотчетнику

Панель функций → закладка «Касса» → Расходный кассовый ордер→ кнопка «Добавить» → Выдача денежных средств подотчетнику→ Заполняем документ.

Операция 4

4.1. Оформление авансового отчета

Вводим на Основании документа «Расходный кассовый ордер».

В «Журнале операций» выделяем документ «Расходный кассовый ордер» → кнопка «Ввести на основании» → Авансовый отчет.

Закладка «Авансы» заполнена, заполняем закладку «Товары» (см. рис.). Бумагу выберем в справочнике «Номенклатура» из группы «Материалы».

Смотрим проводки по документу:

Операция 5

5.1. Приходный кассовый ордер (отражает возврат неиспользованных подотчетных денежных средств в кассу предприятия)

Вводим на Основании документа «Авансовый отчет».

В «Журнале операций» выделяем документ «Авансовый отчет» → кнопка «Ввести на основании» → Приходный кассовый ордер (см. рис.).

Операция 6

6.1. Оформление авансового отчета

Вводим на Основании документа «Расходный кассовый ордер».

В «Журнале операций» выделяем документ «Расходный кассовый ордер» → кнопка «Ввести на основании» → Авансовый отчет.

Закладка «Авансы» заполнена. Заполняем закладку «Прочие» → кнопка «Добавить» → Номенклатура (Командировка) → Сумма (910 грн.) → Счет затрат (92) → Аналитика (Администрация, Затраты на служебную командировку) →  Суточные с (28.01 по 29.01) ( см. рис.).

Смотрим проводки по документу:

Операция 7

7.1. Выдача денежных средств подотчетнику

Панель функций → закладка «Касса» → Расходный кассовый ордер→ кнопка «Добавить» → Выдача денежных средств подотчетнику→ Заполняем документ.

Видео уроки >>